Zarządzanie czasem Cel: lista zadań

Zarządzanie czasem – czy efektywnie wykorzystałeś dzień?  

Obowiązki, sprawy „na wczoraj”. Jak skutecznie realizować zadania, by czas nie uciekał przez palce? Stwórz listę z zadaniami, które skrupulatnie rozpiszesz w… odpowiedniej kolejności.

Zaplanuj swój dzień

Lista pozwoli na podsumowanie wszystkich zadań, które mamy do wykonania. Brzmi dobrze, ale jak zabrać się za „poukładanie dnia”? Ważne, by pamiętać o ich uporządkowaniu, zacząć od najpilniejszych, i tych najmniej przyjemnych. W godzinach porannych zaplanuj sobie zadania, które wymagają pełnej koncentracji i kreatywności, natomiast popołudniu łatwiej jest wykonywać tę część obowiązków, która nie obciąża już tak umysłu. Prosty zabieg, który naprawdę potrafi zwiększyć efektywność.

Niezmiernie ważna jest motywacja, ponieważ wpisując przez kilka godzin cyferki do obszernego raportu masz prawo poczuć się znużony, więc urozmaicaj swój dzień. Wskazane jest zająć się innym zadaniem z listy, co jakiś czas załatwiać inne sprawy, by nie popaść w rutynę. Co istotne pamiętaj co jest Twoim celem, przyjemniej jest wyjść z pracy z poczuciem satysfakcji, że wszystkie sprawy zostały dopięte.

Motywacja=działanie 

Czy mając listę zadań będę mniej spontaniczny? Wręcz odwrotnie! Rozpisując swój dzień oczyszczasz swój umysł, nie ma konieczności, żeby ciągle o czymś pamiętać. Co więcej, redukujesz poziom stresu, ponieważ zostają pewne luki czasowe na niespodziewane zadania od szefa czy wizyty i/lub telefony klientów. Dodatkowe minuty uchronią przed niepotrzebną paniką. Możesz oszacować, ile czasu zajmą poszczególne czynności, co istotne odhaczenie wszystkich spraw daje satysfakcje i motywuje do wywiązywania się z dalszych obowiązków. A co z zadaniami, które odwiecznie przenosimy „na później”?  Wywołują niepotrzebny stres, że nie wyrabiasz się czasowo.

Jak się za to zabrać?

Wypisz zadania pilne, ważne i zadania, które mogą poczekać. Stwórz listę w zwięzłej formie m.in.  czynność, kontakt, ewentualnie krótka adnotacja lub określenie czasu jaki potrzebujemy na wykonanie np. „zarezerwować salę konferencyjną, XXX-XXX-XXX, prośba o dodatkowe miejsca parkingowe”. Używaj aplikacji i urządzeń mobilnych, ponieważ wykorzystując narzędzia internetowe możemy udostępnić treści dla pozostałych osób, z którymi pracujemy, możemy edytować listę lub ustawiać przypomnienia.A może spróbuj być off-line? Zapomnij o wirtualnych notatkach. Wykorzystaj  kartkę i długopis do… wykreślania spraw załatwionych – proste i skuteczne narzędzie!

Trening osobistej skuteczności i zmiany nawyków – Zobacz więcej

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

1 + siedem =